Хочу автоматизировать бизнес: с чего начать?

Несколько советов начинающим предпринимателям по автоматизации бизнеса. С чего стоит начинать, какие процессы внедрять. Как автоматизировать рутинные процессы.

Мир не стоит на месте. Развитие технологий меняет и упрощает нашу жизнь. Сегодня почти во всех бизнес направлениях наблюдается тенденция к сокращению ручных операций за счет автоматизации процессов. Когда у Вас небольшой бизнес и всего несколько человек в управлении, многие вещи делаются в ручную, таблицы ведутся в Excel. Но, когда бизнес начинает развиваться, переход на автоматизированное управление необходимо. Чем быстрее это произойдет, тем успешнее будет Ваша компания.

Главное предназначение автоматизации заключается в координации процессов и уменьшении времени на обработку тех или иных действий.

Каждый коммерсант заинтересован в клиенте. Перед тем, как полноценно переходить на автоматизированное управление компанией, предпринимателю необходимо правильно сформулировать, кто является его потребителем и как выйти на своего клиента.

Кто Ваш клиент?

Возьмите чистый листок бумаги и начертите линию. В конце пути – Ваш клиент. Раскладывая эту линию на составные части, шаг за шагом, Вы прописываете, что из себя представляет Ваш потребитель. Какие магазины он посещает, где проводит своё время, как его зовут и где он живёт. На основании этой информации можно определить, где взять более подробные данные о нём. Исходя из данного анализа клиента, Вы получите четкое понимание с какими контрагентами Вам нужно работать.

Но ни в коем случае нельзя замыкаться на одном контрагенте. Их всегда должно быть несколько. Иначе в один определенный день поставщик прекратит с Вами сотрудничать, и Вы рискуете остаться без клиентов.

Обязательно для развития бизнеса необходимо обращаться к B2B-продвижению, привлечению партнеров и рекламе своего продукта или услуги.

После того, как Вы пройдете этот путь вручную и определитесь кто Ваш клиент, можно автоматизировать процессы.

В настоящее время существует несколько вариантов автоматизации: внедрение CRM-системы или установка портала управления предприятием.

CRM представляет собой систему управления клиентами. CRM позволяет привести базы клиентов, партнеров, контрагентов в более упорядоченный и презентабельный вид. Здесь можно в автоматическом режиме назначать даты и время встреч и звонков; вносить любую необходимую информацию по каждому клиенту.

Портал управления компанией более серьезная и обширная система. Портал включает в себя CRM, раздел задач, календари, общие диски, базу знаний.

Портал управления предприятием - это первый шаг в открытии нового бизнеса, либо при трансформации малого бизнеса.

База знаний

Основная проблема растущего бизнеса кроется в управлении персоналом. С развитием компании появляются новые кадры. Сотрудники нуждаются в постоянном обучении. Собственник малого бизнеса всегда является “тягачом” всей компании. Именно к нему обращаются абсолютно все сотрудники, сталкивающиеся с той или иной проблемой. Они не решают вопрос самостоятельно, они хотят получить быстрый ответ: как им быть. Однако зачастую у руководителя не хватает времени для консультирования лично. Тем более многие ситуации повторяются из раза в раз. 

Поэтому важно в самом начале пути автоматизации заполнить на портале управления компанией определенный раздел - базу знаний.

В любой организации существуют циклические задачи - те действия, которые повторяются изо дня в день. Очень важно с самого начала пути развития бизнеса описать в базе знаний алгоритм решения по каждому из них.

Мы все ежедневно совершаем набор циклических действий и на этом зарабатываем деньги. 

База знаний должна содержать набор подробных, пошаговых инструкций по любому отдельному действию, происходящему в компании. Как оплатить аренду? Как заключить договор? Как начать диалог с клиентом? Где посмотреть стоимость услуг? и т.д.

На каждый вопрос должен быть создан свой раздел. Тогда любой новый сотрудник может зайти в базу знаний, найти необходимый ему алгоритм и самостоятельно решить вопрос, не обращаясь к руководителю отдела или компании.

Второе неоспоримое преимущество базы знаний заключается в безболезненной смене кадров. Незаменимых людей нет. Но, что чаще всего происходит при увольнении кого-либо из сотрудников? Без автоматизации процессов вместе с ним, как правило, из организации уходит часть важной информации, как, например, контакты клиентов или поставщиков, технические подробности реализованных проектов и сделок и т.д. Создание алгоритмов и ведение всех клиентов в базах, созданных на портале управления предприятием, избавляет собственника бизнеса от данной проблемы.

Клиентские базы

Все клиентские базы должны вестись только в CRM. По каждому клиенту необходимо ежедневно дополнять информацию. Здесь могут содержаться все его контакты, предпочтения, важные для клиента даты и т.д. Для назначения встреч и звонков нужно создать универсальный календарь.

Обязательно в офисе должны быть установлены камеры с резервом хранения хотя бы три месяца, которые будут записывать все, что происходит в офисе. 

Все телефонные переговоры обязательно нужно сохранить в отдельной папке и передавать сотруднику, который занимается базой знаний, чтобы он описывал все успешные переговоры и формировал скрипты. Благодаря этому собственнику будет проще обучить человека, который придет в отдел продаж.

Документооборот

Отдельный раздел портала необходимо посвятить документообороту. С первого дня работы компании формируются договора оказания услуг, акты, счета. Чем быстрее Вы их автоматизируете, тем легче Вам будет поставить работу с клиентами на поток.

Что значит автоматизировать документы? Это возможность автоматически заполнять все виды документов, имеющиеся в распоряжении Вашей компании. 

Существуют специальные программы, в которых возможно создавать шаблоны документов. Пусть шаблоны будут не по тому формату, который Вы хотели бы, но самое главное, чтобы все документы были автоматизированы.